5 Tools für 2026 E-Rechnung in der Unternehmensgruppe für mittelständische Unternehmen mit mehreren Gesellschaften

5 Tools für 2026: E-Rechnung in der Unternehmensgruppe für mittelständische Unternehmen mit mehreren Gesellschaften

Mittelständische Unternehmen bestehen häufig aus mehreren Gesellschaften statt nur aus einer. Jede Gesellschaft verschickt und erhält ihre eigenen Rechnungen und hat dafür nicht selten eigene Bankkonten, Freigaberegeln und Postfächer. Die E-Rechnung, also eine elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, legt sich als weitere Ebene darüber. Einen funktionierenden Prozess braucht schließlich jede Gesellschaft der Gruppe, nicht allein die Muttergesellschaft.

Schwierig wird es, wenn man vermeiden will, für jede Gesellschaft einen eigenen Prozess zu entwickeln. Die folgenden fünf Tools helfen Finance-Teams in Unternehmensgruppen dabei, E-Rechnungen zentral zu bearbeiten, alle Gesellschaften im Auge zu behalten und trotzdem pünktlich zum Monatsabschluss zu kommen.

1. Sage Intacct: Eine Cloud-Plattform für alle Gesellschaften der Gruppe

Sage Intacct, eine cloudbasierte Finanzmanagement-Lösung, ist für mittlere Unternehmen konzipiert und ideal ab 50 Mitarbeitenden. Die Plattform verbindet Hauptbuch, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Einkauf und Cash-Management. Das Modul Rechnungsausgang unterstützt E-Rechnungen, die Sie unmittelbar per E-Mail an Ihre Kunden versenden. Für Eingangsrechnungen übernimmt ein KI-Assistent das Auslesen, den Abgleich mit Bestellungen und die Erstellung von Buchungsentwürfen, während der KI-gestützte Bankabgleich Transaktionen Ihren Unterlagen zuordnet und Abweichungen anzeigt.

Für Gruppen zählt vor allem die Sicht über alle Gesellschaften. Das Modul für mehrere Gesellschaften und globale Konsolidierung ermöglicht es Sage Intacct, zahlreiche Unternehmenseinheiten in Sekunden zu konsolidieren, und Dashboards stellen dar, wie sich jede Gesellschaft und jeder Standort entwickelt. Sage Intacct ist GoBD-zertifiziert und DSGVO-konform, und die Datenspeicherung erfolgt in dem Land, in dem Sie die Software erwerben.

Warum das wichtig ist: Mit einer Finanzplattform für sämtliche Gesellschaften haben Sie einen E-Rechnungsprozess, einheitliche Kontrollen und eine konsolidierte Sicht, statt getrennte Systeme am Monatsende abstimmen zu müssen.

2. Slack: Kommunikation zwischen Standorten und Gesellschaften

Finance-Teams in Gruppen verteilen sich oft auf mehrere Standorte und arbeiten Hand in Hand mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Gesellschaften. Statt langer E-Mail-Ketten bietet Slack gemeinsame Channels, zum Beispiel einen pro Gesellschaft oder einen für Fragen rund um abgelehnte E-Rechnungen. Apps schicken Benachrichtigungen direkt in diese Channels, damit die richtigen Personen sofort informiert sind.

Warum das wichtig ist: Schnelle und transparente Kommunikation klärt Rückfragen eher, damit Rechnungen in Bewegung bleiben und der Monatsabschluss im Plan.

3. Make: Automatisierte Szenarien für jede Gesellschaft

Dieselben Verwaltungsschritte kehren in jeder Gesellschaft einer Gruppe wieder, etwa Freigebende benachrichtigen, Bestätigungen ablegen oder die zuständige Person informieren, wenn eine Rechnung abgelehnt wurde. Mit Make, einer visuellen Automatisierungsplattform, werden Apps per Drag-and-drop in sogenannten Szenarien verknüpft, und Finance-Teams erstellen diese Workflows ohne Programmierkenntnisse.

Szenarien, die für eine Gesellschaft gebaut wurden, lassen sich für die anderen duplizieren und anpassen, was die Prozesse gruppenweit einheitlich hält.

Warum das wichtig ist: Wenn Abläufe einheitlich und automatisiert sind, sinkt die Gefahr, dass eine Gesellschaft einen anderen, langsameren Weg geht als die übrigen.

4. Okta: Identitäten und Zugriffsrechte verwalten

Je größer die Zahl der Gesellschaften, Nutzer und Systeme in einer Gruppe, desto schwieriger lässt sich steuern, wer was sehen und freigeben darf. Mit Okta erhalten Sie Single Sign-on und Multi-Faktor-Authentifizierung. Zugriffe werden an zentraler Stelle vergeben oder entzogen, wenn jemand neu dazukommt, die Rolle wechselt oder das Unternehmen verlässt.

Wichtig ist das ebenso beim Thema Betrug, denn laut einer Sage-Studie haben 79 % der KMU bereits betrügerische Rechnungen bekommen.

Warum das wichtig ist: Wer Zugriffsrechte zentral verwaltet, schützt sensible Finanzdaten und erschwert es kompromittierten Konten oder manipulierten Rechnungen, Schaden anzurichten.

5. Microsoft Power BI: Gruppenweites Reporting in Dashboards

Die Gruppenleitung will wissen, wie es über alle Gesellschaften hinweg aussieht: Welche Gesellschaft hat die meisten überfälligen Forderungen, wo ziehen die Kosten an, und wie ist die Liquidität in der Gruppe verteilt? Microsoft Power BI fasst Daten aus verschiedenen Quellen in interaktiven Dashboards zusammen, die Führungskräfte im Browser oder per Smartphone aufrufen können.

Weil die Berichte sich selbst aktualisieren, arbeiten Geschäftsführung und Controlling mit identischen Zahlen und müssen nicht warten, bis jemand eine Tabelle zusammenstellt.

Warum das wichtig ist: Mit gemeinsamen Dashboards erkennen Sie sofort, welche Gesellschaft Aufmerksamkeit braucht, bevor aus kleinen Problemen große werden.

Der Rollout in drei Stufen

Stufe 1: Eine Gesellschaft als Startpunkt wählen. Entscheiden Sie sich für eine Gesellschaft mit einem typischen Mix aus Eingangs- und Ausgangsrechnungen und setzen Sie dort den E-Rechnungsprozess auf. Beschreiben Sie ihn in Ihrer Verfahrensdokumentation, die als Nachweis der GoBD-Konformität gilt.

Stufe 2: Den Prozess in den übrigen Gesellschaften einführen. Übernehmen Sie das Pilotprojekt als Vorlage und passen Sie Freigaberegeln nur an, wo es zwischen den Gesellschaften echte Unterschiede gibt. Informieren Sie Kunden und Lieferanten jeder Gesellschaft über die neue Rechnungsadresse.

Stufe 3: Standardisieren und Kennzahlen erheben. Vereinheitlichen Sie Kontenrahmen, Freigabegrenzen und Reporting gruppenweit. Messen Sie pro Gesellschaft Durchlaufzeiten und Fehlerquoten, um zu sehen, wo Prozesse noch verbessert werden sollten.

Häufige Fragen

Muss jede Gesellschaft einer Gruppe einen separaten E-Rechnungsprozess haben?

Da jede rechtlich selbstständige Gesellschaft eigene Rechnungen stellt und empfängt, muss auch jede die Anforderungen erfüllen. Daraus folgt aber nicht, dass jede eine eigene Software benötigt. Mit einer Plattform wie Sage Intacct lassen sich E-Rechnungen für mehrere Gesellschaften in einem System abwickeln, inklusive konsolidierter Sicht über alle.

Was ist seit den BMF-Klarstellungen vom März 2026 anders?

Laut Klarstellung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) müssen alle Pflichtangaben vollständig im strukturierten XML-Datensatz der E-Rechnung enthalten sein. Angaben, die ausschließlich in einem beigefügten PDF stehen, werden nicht berücksichtigt. Zugehörige Dokumente wie Verträge oder Stundennachweise müssen direkt in die E-Rechnungsdatei eingebettet sein.

Wie lange dauert es, eine zentrale Finanzplattform einzuführen?

Ausschlaggebend sind die Anzahl der Gesellschaften und die Komplexität Ihrer Prozesse. Nach Angaben von Sage nimmt die Implementierung von Sage Intacct in der Regel 20 bis 30 Arbeitstage in Anspruch, wobei Projektumfang und Planung die tatsächliche Dauer bestimmen.

Müssen Rechnungen an Gruppengesellschaften im Ausland als E-Rechnung ausgestellt werden?

Die deutsche Pflicht bezieht sich auf B2B-Umsätze, bei denen beide Unternehmen ihren Sitz in Deutschland haben, und erfasst Rechnungen an ausländische Unternehmen daher nicht. Auf EU-Ebene sollen mit ViDA (VAT in the Digital Age) bis zum 1. Juli 2030 eine E-Rechnungspflicht und ein Meldesystem für die Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Umsätzen kommen. Unternehmensgruppen mit ausländischen Tochtergesellschaften sollten das in ihre Planung einbeziehen.